Pages Menu
RssFacebook
Categories Menu
ארכיב דיגיטלי

ארכיב דיגיטלי

Rate this post

ארכיון מסמכים קיים בלא מעט ארגונים, חברות, עסקים וגופים שונים. יש מסמכים שצריך לשמור לכמה שנים וחלקם אף בעלי ערך רב ועד לפני שנים לא רבות האופציה היחידה היתה לשמור בארכיון פיזי. כמובן שהיו לא מעט גופים שהיו שומרים אצלם את המסמכים הללו אך ככל שעובר הזמן המקום הלך ופחת והיה צורך להעביר לארכיב מקצועי. לארכיב פיזי יש כמה חסרונות, חסרונות שנוגעים ישירות לכך שמדובר על מסמכים פיזיים – הם עלולים להיגנב, עלולים להינזק בגלל אבק, מזג האוויר וסיבות אחרות. בנוסף, ארכיב פיזי מורכב יותר לתפעול ובעיקר למציאת מסמכים רלוונטיים וגם אם הוא מסודר לפי קטגוריות שונות עדיין הוא מצריך זמן. היום בעידן המודרני יש ארכיב דיגיטלי, ארכיון שמירה של מסמכים על ידי מדיה דיגיטלית כמו זיכרון נייד, מחשב, שרת וכדומה.

ניהול חכם

היתרון המרכזי של ארכיב דיגיטלי הוא הניהול החכם של המסמכים. לא צריך יותר לפנות להם תיקיות, מגירות, ארונות ואפילו חדרים אלא הכל "מכווץ" לתוך מחשב קטן או כל מדיה אחרת. אם יש גיבוי אז גם אין חשש מגניבות כמובן במידה וננקטים כל אמצעי הזהירות הדרושים מפני האקרים או חורשי רעה אחרים.

יתרונות הארכיב הדיגיטלי

  • בניית אינדקס – כל ארכיון כזה הוא עם אינדקס ייעודי בהתאם לצרכים של המשתמש. אפשר לבנות אותו לפי הא' ב', אפשר לבנות אותו בהתאם לתיקיות אב ותיקיות משנה, אפשר לפי שמות של לקוחות, לפי ספקים, לפי מוצרים וכדומה.
  • תיוג – אחת הבעיות עם ארכיב פיזי היא מציאת מסמכים שצריך. לא משנה כמה הקטגוריות יהיו נוחות, זו עדיין עבודה וככל שיש יותר מסמכים העבודה יותר ויותר מורכבת. בארכיב דיגיטלי אפשר לעשות תיוגים, לתת למסמכים שמות שונים שנוגעים להם מה שאומר בפועל – מציאה מהירה של המסמכים ברגע שמקלידים את ביטויי המפתח.
  • גיבוי – למסמכים פיזיים אין גיבוי ואם יש אי אפשר לעשות לכמות גדולה של מסמכים (לצלם ולשמור) לעומת זאת, לארכיב דיגיטלי אפשר לעשות גיבוי בקלות ובמהירות, פשוט עם העתקה של הקבצים במדיה אחרת.

ארכיב דיגיטלי בעידן הענן

היום בעידן בו הכול נמצא בענן או במילים אחרות, על גבי שרתים ברשת האינטרנט הכול הרבה יותר קל ופשוט. אפשר לשמור אין סוף מסמכים בענן ולתייג אותם, אפשר להחליט למי תהיה גישה למסמכים הללו ולמי לא, אפשר לאפשר נגישות מכל מקום בו יש חיבור לאינטרנט, אפשר לשחזר מסמכים שנמחקו ואפשר לצרף בקלות ובמהירות מסמכים מכל מקום לארכיון הדיגיטלי.

היום הכול הרבה יותר קל ופשוט, יש אפליקציות שמאפשרות לסרוק מסמכים ולהעלות אותם ישירות לארכיב וכל אחד יכול לעשות את זה. אם אתם רוצים לשמור על המסמכים היקרים לכם בין אם יש לכם עסק או שאלו מסמכים פרטיים, ארכיב דיגיטלי הוא הפתרון הטוב ביותר בשבילכם.

 

ארכיב דיגיטלי >>